Deelnemersvoorwaarden Rotterdam Memory Walk

De onderstaande definities hebben in het kader van deze Algemene Voorwaarden de volgende betekenis:

Artikel 1 |           Definities:                                  

In deze deelnemersvoorwaarden wordt verstaan onder:

• Evenement: Rotterdam Memory Walk, hierna te noemen evenement, is een (recreatief) wandelevenement van ca. 7 kilometer, zonder wedstrijdelement en mag derhalve ook niet als officiële wedstrijd gelopen worden. Het evenement wordt op 14 december 2024 in Rotterdam georganiseerd.
• Organisator: Stichting Erasmus MC Foundation, ingeschreven in het handelsregister onder nummer:41128623 en initiatiefnemer van het evenement.
• Deelnemer: de natuurlijke persoon, niet handelend als ondernemer, die zich op een door de organisator toegelaten wijze heeft ingeschreven voor deelname aan het evenement.
• Inschrijving: de inschrijving strekkend tot deelname van de deelnemer aan het evenement en het startbewijs daarvan, hetzij op papier hetzij digitaal;
• Inschrijvingskosten: de door deelnemer te betalen kosten aan organisator voor deelname aan het evenement.
• Locatie: start en finish op Plein 1940, Rotterdam.
  
  

Artikel 2 |           Toepasselijkheid Algemene Voorwaarden

1. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op de inschrijving voor deelname, het startbewijs, aan het evenement tussen deelnemer en organisator.
2. De inschrijving komt tot stand op het moment dat deelnemer zich inschrijft voor het evenement en het verschuldigde bedrag aan inschrijfgeld is betaald en daarmee het recht op deelname via het startbewijs aan het evenement definitief en geldig is.
3. Door verkrijging en / of gebruik van inschrijving/startbewijs en / of betreding van het evenement verklaart deelnemer zich bekend en akkoord met de inhoud van deze Algemene Voorwaarden.
4. Indien een of meer bepalingen van de Algemene Voorwaarden nietig zijn of vernietigd worden, dan blijven de overige bepalingen onverkort van kracht. Organisator en deelnemer zullen in dat geval de nietige of vernietigde bepaling(en) vervangen door (een) rechtsgeldige bepaling(en), waarbij zoveel mogelijk aansluiting wordt gezocht bij de oorspronkelijke bedoeling van het betreffende artikel.

Artikel 3 |           Kennisneming

1. De Algemene Voorwaarden worden vóór of bij het tot stand komen van de inschrijving langs elektronische weg ter beschikking gesteld op een zodanige wijze dat deelnemer deze kan opslaan voor latere kennisneming. als bedoeld in artikel 6:243 lid 2 BW. De Algemene Voorwaarden kunnen voorts worden geraadpleegd via de link rotterdammemorywalk.nl.
2. Door een Inschrijving tot deelname met organisator aan te gaan accepteert deelnemer dat hij/zij is gebonden aan de Algemene Voorwaarden die hieronder zijn omschreven.
3. Overtreding van het bij of krachtens deze Algemene Voorwaarden gestelde kan leiden tot (voorwaardelijke) uitsluiting van (verdere) deelname.
4. Organisator behoudt zich het recht voor om in deze Algemene Voorwaarden, indien nodig, wijzigingen aan te brengen. Een gewijzigde versie zal op de website worden geplaatst en alsdan gelden de gewijzigde voorwaarden.
5. In alle gevallen waarin deze Algemene Voorwaarden niet voorzien, beslist de organisator van het evenement.
   
   
   

Artikel 4 |           Inschrijving deelname

1. Deelname aan het evenement staat alleen open voor deelnemers die zich hebben ingeschreven.
2. De inschrijving tot deelname start op maandag 16 september 2024 en duurt tot en met zondag 1 december 2024 of tot het evenement is uitverkocht, deelnemer kan zich inschrijven via de link rotterdammemorywalk.nl.
3. Deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het bewaren van de bevestiging van inschrijving / startbewijs en is verplicht het startbewijs aantoonbaar bij zicht te dragen, bij voorkeur
4. Het risico van verlies, diefstal, beschadiging of misbruik van het startbewijs berust bij deelnemer vanaf het moment dat het startbewijs aan deelnemer ter beschikking is gesteld.
5. Bij de start wordt er gebruik gemaakt van verschillende tijdsloten. Het is niet mogelijk om zonder toestemming van de organisatie in een ander tijdslot te starten dan waar de deelnemer zich voor heeft ingeschreven.
6. Kinderen tot en met 12 jaar mogen gratis deelnemen onder begeleiding van een betalende ouder/voogd. Zowel de kinderen tot en met 12 jaar als de ouder/voogd dienen zich beide in te schrijven. Het kind kan worden ingeschreven tijdens de inschrijving van de ouder/voogd. Minderjarige deelnemers dienen voorafgaand schriftelijke toestemming te hebben verkregen van hun ouder/voogd.
7. Het inschrijfgeld zal niet worden teruggestort indien een deelnemer zich afmeldt. Ook reeds gedane sponsordonaties worden niet gerestitueerd.
8. Het overdragen van het recht op deelname c.q. het omzetten van de naam van een deelnemer is niet mogelijk.

Artikel 5 |           Verplichtingen deelnemer Rotterdam Memory Walk

1. Deelnemer is verplicht om zich te houden aan de veiligheidsvoorschriften - waaronder de huisregels en verkeersregels – en de aanwijzingen van de organisator, de opdrachtnemers van organisator en andere bevoegde partijen te allen tijde op te volgen.
2. Deelname aan de wandeling en gebruik van de faciliteiten op de verzorgingsposten zijn alleen toegestaan voor geregistreerde deelnemers.
3. Deelnemer respecteert  overige deelnemers, het publiek, natuur en milieu.
4. Deelnemer waakt over de eigen veiligheid en de veiligheid van overige deelnemers.
5. Tijdens het evenement is het deelnemer niet toegestaan:
   - andere deelnemers en aanwezig personeel tijdens het evenement lastig te vallen, te hinderen en / of agressief te benaderen.
   - in staat van openbare dronkenschap te verkeren en/of onder invloed van drugs te zijn.
   - op- of rondom het evenement flyers, folders of andere zaken te verspreiden, tenzij organisator daarvoor toestemming heeft gegeven.
6. Indien er ten tijde van het evenement een rookverbod van kracht is, dan geldt dit verbod ten aanzien van alle rookwaren, waaronder elektronische rookwaren (e-sigaretten/vapes).
7. Tijdens het evenement is het deelnemer verboden op enigerlei wijze:
   - zich aanstootgevend te gedragen of te kleden;
   - (huis)dieren, luid spelende radio’s of andere geluidsdragers mee te (doen) voeren;
   - voorwerpen voorhanden te hebben die in redelijkheid een gevaar kunnen opleveren of een ernstige mate van hinder kunnen veroorzaken voor andere deelnemers.
8. Registratie van het evenement door middel van professionele opnameapparatuur is niet toegestaan zonder uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke toestemming van organisator. Onder professionele opnameapparatuur wordt onder meer verstaan alle camera’s groter dan pocketformaat en / of camera’s voorzien van verwisselbare lenzen. Indien deelnemer in strijd handelt met dit beding, dan heeft organisator het recht om de registratie in beslag te nemen en naar eigen discretie te vernietigen, te gebruiken en / of te exploiteren.
9. Indien door deelnemer registraties zijn gemaakt van een deel van het evenement met behulp van niet-professionele opnameapparatuur (zoals een smartphone), dan zijn deze registraties strikt voor eigen gebruik en mogen deze op geen enkele wijze door de deelnemer worden geëxploiteerd en / of met een commercieel oogmerk openbaar gemaakt worden.
   
   

Artikel 6 |           Medische voorwaarden deelname

1. Met het accepteren van de deelnemersvoorwaarden verklaart deelnemer dat hij/zij voor het volbrengen van de wandeling voldoende gezond is en dat hij/zij zich indien nodig voldoende heeft voorbereid.
2. Medisch gekwalificeerd personeel en de organisatie behoudt te allen tijde het recht om deelnemer op medische gronden verdere deelname aan het evenement te ontzeggen.

Artikel 7 |           Aanvullende voorwaarden in verband met bedrijfsdeelname

1. Bedrijven dienen voorafgaand aan het evenement het inschrijfgeld van alle deelnemers te hebben voldaan.
2. Indien het inschrijfgeld niet is ontvangen kan de organisatie het bedrijf van deelname uitsluiten.

Artikel 8 |           Portretrecht / beeld- , foto- en geluidsopnamen

1. Organisator heeft het recht om het evenement te registreren, waaronder het recht om beeld-,  foto- en / of geluidsopnamen te (doen) maken van het evenement, van deelnemer en de overige deelnemers aan het evenement. Organisator is voor promotionele doeleinden van  het evenement gerechtigd deze beeld-, foto-  en / of geluidsopnamen te exploiteren en / of te verveelvoudigen en / of openbaar te (doen) maken in welke vorm en op welke wijze dan ook. Door betreding van het evenement verleent deelnemer onvoorwaardelijk toestemming tot het maken van voornoemde opnamen inclusief de bewerking, de openbaarmaking en de exploitatie daarvan, zonder dat organisator enige vergoeding aan deelnemer verschuldigd is.
2. Voor zover deelnemer enig recht (waaronder naburig- en / of auteurs- en / of portretrecht) toekomt met betrekking tot voornoemde opnamen, dan draagt deelnemer deze rechten hierbij bij voorbaat en zonder enige beperking over aan organisator en doet deelnemer hierbij onherroepelijk afstand van zijn / haar persoonlijkheidsrechten, althans zal deelnemer daar geen beroep op doen.
3. Mocht deze overdracht bij voorbaat niet rechtsgeldig zijn, dan is deelnemer verplicht om op eerste verzoek van organisator een overdrachtsakte te ondertekenen waarin voornoemde rechten alsnog om niet aan organisator worden overgedragen.
4. Indien deelnemers niet op beeldmateriaal willen verschijnen kunnen deelnemers zich hiervoor afmelden door dit van tevoren per mail aan de organisator kenbaar te maken.  Op de dag van het evenement verstrekt organisator speciale kledingstickers die deelnemer dan zichtbaar moet dragen.
   
   

Artikel 9 |           Aansprakelijkheid 

1. Deelname aan het evenement is vrijwillig, voor eigen risico, voor eigen rekening en voor eigen verantwoordelijkheid van de deelnemer.
2. Deelnemer vrijwaart organisator voor alle aanspraken die verband houden met blessures/letsels/overlijden door zijn deelname aan het evenement, tijdens en direct na afloop van het evenement. Deelnemer vrijwaart de organisator tevens voor schade die derden mochten lijden als gevolg van een aan de deelnemer toe te rekenen handelen of nalaten met betrekking tot het evenement.
3. Deelnemer is gehouden zich hiertegen afdoende te hebben verzekerd door middel van het afsluiten van een ziektekostenverzekering en/of aansprakelijkheids-/ongevallenverzekering.
4. Organisator is uitsluitend aansprakelijk voor schade van deelnemer die het gevolg is van een aan organisator toerekenbare tekortkoming. De totale aansprakelijkheid van Organisator is altijd beperkt tot de vergoeding van de directe schade van deelnemer, met dien verstande dat deze aansprakelijkheid altijd beperkt is tot het bedrag dat door de verzekeraar van organisator zal worden uitgekeerd.
5. Aansprakelijkheid van organisator voor indirecte schade is uitgesloten. Onder indirecte schade wordt onder meer begrepen gevolgschade, immateriële schade, gederfde winst en / of andere gederfde inkomsten.
6. Tevens is organisator niet aansprakelijk voor schade die is veroorzaakt door opzet of bewuste roekeloosheid van hulppersonen van organisator.
7. Sponsors en of partners van het Evenement en de gemeente(n) waarin het Evenement plaatsvindt, zijn op dezelfde voet als de organisator, uitgesloten van aansprakelijkheid.
   
   

Artikel 10|         Overmacht

1. Organisator behoudt zich het recht voor de route, afstanden, start- en/of finishtijden en/of -plaats te wijzigen of het evenement geheel of gedeeltelijk af te gelasten op grond van extreme weersomstandigheden, beperkte aanmeldingen en/of andere calamiteiten en/of overmacht.
2. Indien het evenement door overmacht (als bedoeld in BW 6, artikel75) op enig moment moet worden stilgelegd c.q. geheel of gedeeltelijk afgelast op grond van extreme weersomstandigheden of andere calamiteiten, zal geen restitutie van inschrijf- en sponsorgelden plaatsvinden.
3. De organisator is niet aansprakelijk voor (persoonlijk) gemaakte kosten wanneer het evenement door overmacht moet worden afgelast.
4. Indien het evenement wordt geannuleerd om andere – niet voorzienbare - redenen dan hierboven genoemd, kunnen na een schriftelijk verzoek daartoe, de inschrijfgelden worden gerestitueerd. Het schriftelijk verzoek dient binnen één maand nadat het evenement zou plaatsvinden te worden ingediend.  Het schriftelijke verzoek kunt u richten tot foundation@erasmusmc.nl.
   
   

Artikel 11 |        Persoonsgegevens

1. Organisator verwerkt de persoonsgegevens van deelnemer in overeenstemming met haar privacy policy. Deze privacy policy kan worden geraadpleegd via: Privacy Statement (rotterdammemorywalk.nl). De door deelnemer verstrekte persoonsgegevens worden door organisator opgenomen in een bestand. Deelnemer verleent vanwege inschrijving toestemming aan de organisator tot gebruik van de persoonsgegevens ten behoeve van de organisatie en uitvoering van het evenement en voor de verzending van informatie en deelnamematerialen aan de deelnemer.
2. Het is de deelnemer te allen tijde toegestaan schriftelijk of per e-mail aan te geven bezwaar te hebben tegen het verzenden van informatie door de organisator.
3. De deelnemer kan na het evenement door organisator (Stichting Erasmus MC Foundation) worden benaderd voor fondsenwervende doeleinden, uitsluitend per e-mail en met de mogelijkheid zich daar verder voor af te melden.
   
   

Artikel 12 |        Toepasselijk recht, bevoegde rechter

1. Op de Algemene Voorwaarden en het daarmee verband houdende startbewijs is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.